Fremdbelege automatisch erfassen
CKS.ADC für SAP Business One

Online Live-Demo

Zeitparend und zuverlässig
Fremdbelege automatisch erfassen und verbuchen.

Wir reden mit unseren Lautsprechern, unsere Autos parken selbstständig ein und unsere Häuser regeln die Heizung und Rollläden für uns. Automation ist in unserem Leben so alltäglich geworden wie elektrisches Licht. Genauso automatisch lassen sich auch Eingangsbelege in der Buchhaltung verarbeiten.

Lieferscheine

Eingangsrechnungen

Zahlungsavise

Kundenaufträge

Belege importieren

Haben Sie Lieferscheine, Rechnungen, Zahlungsavise oder Kundenaufträge per Post in Papierform erhalten, scannen Sie sie einfach über Ihren Dokumentenscanner ein. Liegt Ihr Fremdbeleg bereits in einer digitalen Version vor, können Sie sie ganz einfach in Ihren Dateieingang importieren.

Belege automatisch erfassen 

In Ihrem SAP Business One Posteingang finden Sie zunächst alle importierten Belege. Hier wählen Sie einfach die Belege aus, die Sie automatisch erfassen möchten. Sie legen nur noch fest, um welche Art Beleg es sich handelt (Lieferschein, Rechnung, Zahlungsavis oder Kundenaufträge bzw. Bestellungen) und starten die Erkennungsroutine.

SAP-Belege verbuchen 

Bei der Erkennung wird automatisch ein SAP-Beleg erzeugt und mit den entsprechenden Werten ausgefüllt, die Sie bisher von Hand eingetragen haben. Wird ein vorangegangener SAP-Beleg gefunden (z. B. ein erfasster Lieferschein bei einer Rechnung), wird dieser auch automatisch verknüpft und verglichen. Abweichende Werte wie Menge oder Preise werden hervorgehoben und können so direkt überprüft werden.

Die richtige Belegart
Artikel- und auch Servicebelege verarbeiten

Je nach Art des Beleges müssen unterschiedliche Prozesse angestoßen werden. In SAP-Business One wird das über Artikel- bzw. Servicebelege geregelt. Wurden Waren geliefert, wird auch der Lagerbestand erhöht. Handelt es sich um eine Dienstleistung, wir diese auf dem entsprechendem Konto des Kreditoren verbucht. Auch bei der automatischen Erfassung von Fremdbelegen wird diese Unterscheidung gemacht.

Papierbeleg

Wenn Ihre Lieferanten nich klassisch einen Brief per Post verschicken.

PDF-Datei

Etwas moderner, aber noch keine elektronische Rechnung: Die PDF per E-Mail.

e-Invoice

Als eInvoice oder elektronische Rechnung mit oder ohne eingebetteten Rechnungsdaten.

Auf alles vorbereitet
Ein Add-on für alle gängigen Formate

Auch wenn inzwischen alle Unternehmen eine computerunterstützte Warenwirtschaft verwenden, die Übermittlung von Rechnungen & Co. erfolgt dennoch nicht immer elektronisch. Egal, wie Sie Fremdbelege erhalten, mit CKS.DMS ADC können Sie sie automatisiert in SAP Business One erfassen. Auch zukünftige Formate werden wir stets implementireren.

Testen Sie mit Ihren eigenen Belegen

Am Ende muss die Erkennung ja mit Ihren Dokumenten funktionieren. Überzeugen Sie sich selbst und schauen Sie, wie schnell und zuverlässig Ihre Fremdbelege erfasst werden. 

SAP Basisbelege erkennen

Stimmt die Lieferung mit Ihrer Bestellung überein? Wurden die vereinbarten Preise berechnet? Bei der automatischen Verarbeitung wird der entsprechende Basisbeleg gesucht, erkannt, verglichen und mit dem neu erzeugten Beleg verknüpft. So können Sie mit einem Blick die Eingangsbelege überprüfen. Die Zuordnung funktioniert übrigens auch mit Sammelrechnungen und Teillieferungen.

Leistungsstark
Schlüssel-Funktionen im Überblick

Lieferscheine

Ermittlung des Kreditoren

Für die exakte Verknüpfung mit einem passenden Kreditoren, werden verschiedene Parameter auf der Lieferschein mit den Stammdaten in SAP Business One verglichen.

Erfassen der Lieferscheinpositionen

Die einzelnen Positionen des Lieferscheins werden erkannt und in den SAP-Beleg übertragen.

Erkennen von Artikeln

Lieferscheinpositionen werden mit den Artikelstammdaten in SAP Business One verglichen und der Bestand dort erhöht.

SAP Basisbelege

Können Belegketten (z. B. Bestellung zu Lieferschein) in SAP Business One ermittelt werden, werden diese automatisch miteinander verknüpft und verglichen.

Abweichung von Basisbeleg

Wurde ein Basisbeleg ermittelt, werden die abweichenden Werte hervorgehoben und können so vor dem Buchen überprüft werden.

Rechnungen

Ermittlung des Kreditoren

Für die exakte Verknüpfung mit einem passenden Kreditoren, werden verschiedene Parameter auf der Eingangsrechnung mit den Stammdaten in SAP Business One verglichen.

Erfassen der Rechnungspositionen

Die einzelnen Positionen der Rechnung werden erkannt und in den SAP-Beleg übertragen.

Erkennen von Artikeln

Rechnungspositionen werden mit den Artikelstammdaten in SAP Business One verglichen und entsprechend zugeordnet.

Frachten

Artikelfrachten werden automatisch ins SAP Business One Frachtmodul überführt.

Zahlungsbedingungen

Die jeweilige Zahlungsbedingung der Rechnung kann ausgelesen und im SAP Beleg verarbeitet werden, auch wenn diese von der beim Kreditor voreingestellten Bedingung abweicht.

Artikel- und Servicebelege

Es wird anhand des Kreditoren zwischen Artikel- und Servicebelegen unterschieden und das zugehörige Sachkonto für die Buchung herangezogen.

Mehrere Sachkonten

Servicezeilen wie Handlingpauschale oder Zoll werden berücksichtigt und dem entsprechenden Sachkonto zugewiesen.

SAP Basisbelege

Können Belegketten (z. B. Lieferschein zu Rechnung) in SAP Business One ermittelt werden, werden diese automatisch miteinander verknüpft und verglichen.

Abweichung von Basisbeleg

Wurde ein Basisbeleg ermittelt, werden die abweichenden Werte hervorgehoben und können so vor dem Buchen überprüft werden.

Zahlungsavise

SAP Basisbeleg

Die in der Zahlungsavis aufgeführten Rechnungen werden erkannt und für die Buchung herangezogen.

Betragskontrolle

Stimmt ein Wert zu einer Rechnung nicht mit dem Wert in der Zahlungsavis überein, wird dieser Beleg (diese Position) hervorgehoben.

Akontozahlungen

Ist kein Beleg in SAP Business One vorhanden, wird der Betrag automatisch auf das Kreditoren- bzw. Debitorenkonto gebucht.

Interimsbuchungen

Je nach individuellem Workflow werden die Buchungen auf ein Zwischenkonto vorgenommen. Dieses wird später mit der Bank abgeglichen.

Massenbuchungsübersicht

Alle Vorgänge werden in einem übersichtlichen Protokoll zusammengefasst. Abweichungen sind hervorgehoben und können sofort identifiziert werden.

Kundenaufträge

Ermittlung des Debitoren

Erfolgt die Bestellung eines Kunden ohne Auftragsbestätigung, wird der Debitor anhand verschiedener Parameter aus den SAP Stammdaten ermittelt und zugeordnet.

Erfassen der Bestellpositionen

Die einzelnen Positionen der Bestellung werden erkannt und in den SAP-Beleg übertragen.

Erkennen von Artikeln

Bestellpositionen werden mit den Artikelstammdaten in SAP Business One verglichen und in den Auftrag übernommen.

Auftragsbestätigungen

Eigene Auftragsbestätigungen werden bei Rückkehr anhand des eindeutigen Barcodes (QR-Codes) erkannt und automatisch dem Basisbeleg Angebot zugeordnet.

Ihnen fehlt eine wichtige Funktion?

Verraten Sie uns, welche Funktion Sie vermissen. Eine individuelle Anpassung ist bei uns grundsätzlich möglich.

Jetzt zur Online LIVE-Demo anmelden

Lernen Sie CKS.DMS ADC kennen. Sehen Sie selbst, wie Belege in einer SAP Businsess One-Umgebung erfasst, überprüft und verbucht werden. 

Gerd Müller

"Knallt voll rein"

- Gerd Müller DFB Sturm
Willy Wonka

"Super Tool, oder so"

- Willy Wonka Schokoladenfabrik CEO

FAQ
Häufig gestellte Fragen

Können neue Belege einfach angelernt werden?

Neuer Lieferant, neuer Beleg und ein ganz einfacher Anlern-Prozess. Wenn die Kollegen in der Buchhaltung einen neuen Beleg selbst und ohne Hilfe eines Programmierers anlernen können und dafür nur 60 Sekunden für benötigen, dann sprechen wir von einem wirklich einfachen Anlern-Prozess. Wie Sie Dokumente anlernen können erfahren Sie in unserer Anleitung (Deeplink oder Angabe der Überschrift, Seite, Absatz …)

Wie hoch ist die Erkennungsrate?

In der Regel werden nach 3 Tagen Einrichtungszeit zwischen 80% und 90% der Belege fehlerfrei erkannt, verarbeitet und zugeordnet. In den meisten Fällen ist diese Erkennungsrate auch ausreichend für eine effiziente Belegerfassung. Wenn Sie aber eine höhere Erkennungsrate benötigen, ist das aber auch kein Problem. Es sind bis zu 99% möglich, aber nur mit einem ungleich höherem Einrichtungs-Aufwand. Wir raten aber immer dazu, die Mehraufwand betriebswirtschaftlich zu prüfen.

Welchen Zeitraum muss ich für die Einrichtung einplanen?

Der Einführung einer Automatischen Belegerkennung gehen zunächst einmal Wochen bzw. Monate der Planung voraus. Bevor es an die Einrichtung geht, erarbeiten wir zusammen mit Ihnen und Ihrem SAP-Partner den exakten Anforderungs-Katalog. Die Einrichtungszeit selbst liegt in den meisten Fällen dann bei etwa einer Woche.

Noch offene Fragen?

Senden Sie uns Ihre Frage einfach über unser Formular oder rufen Sie uns an.

Lizenzen und Preise

Sprechen Sie mit Ihrem SAP-Partner über die Umsetzung der automatischen Fremdbelegerfassung.